5 Tip Mengemaskan Ruang Kerja Pejabat

August 07, 2011 — Penulis:

Kategori: Pejabat

‘Meja kemas, minda lapang’

Itulah kata-kata ringkas bekas bos saya dahulu ketika bekerja di sebuah firma rekabentuk di ibu kota. Kita selalu dihujani dengan tugasan yang banyak, kerja yang bertimbun dan masalah lain yang membuatkan kita rasa tertekan dengan persaingan yang kini semakin sengit.

Tekanan - Ruang Kerja yang Berselerak

Cara mudah untuk menghilangkan tekanan kerja dan melampangkan minda kita adalah dengan mengemas, dan membersihkan ruang kerja kita sebelum memulakan tugasan di waktu pagi. Perkara yang boleh berlakuapabila tempat kerja berselerak adalah:

  • Kehilangan dokumen penting.
  • Dokumen kotor dan rosak.
  • Tidak tahu mana dokumen masuk, dokumen dalam perhatian atau dokumen keluar.

Menurut  Peter Walsh, pakar pengemas dan penulis buku Enough Already! Clearing Mental Clutter to Become the Best You, terdapat lima langkah untuk mula mengemas ruang pejabat, iaitu mengumpulkan benda yang sama, labelkan setiap komponen, gunakan teknologi, masuk satu keluar satu dan gunakan ruang secara kreatif.

5 Kaedah Mengemaskan Ruang Kerja Pejabat

#1 – Kumpulkan benda yang sama

Contohnya, alat tulis satu bekas, DVD dan CD satu bekas , fail dokumen satu tempat dan barangan peribadi satu kumpulan.

#2 – Labelkan setiap komponen

Apabila sudah digrupkan, letakkan label yang berwarna untuk setiap komponen. Contohnya, kabinet fail ada tiga laci, satu label letak IN (merah), KIV (hijau) dan OUT (biru) atau bil untuk kotak bewarna jingga dan surat rasmi kotak bewarna hijau.

Labelkan Setiap Komponen Kerja

#3 – Gunakan teknologi

Gunakan teknologi yang ada sekarang untuk mencepatkan kerja, mengurangkan penggunaan kertas dan menjimatkan masa seperti megunakan perisian komputer untuk kalendar, reminder, post-it dan contact secara percuma berbanding membelinya. Selain itu, back-up fail kita. Cadangan saya setiap lima atau sepuluh minit.

#4 – Masuk satu keluar satu

Maksudnya, apabila ada benda baru yang masuk ke ruang kerja, keluarkan benda yang lama tersimpan di tempat kita. Contoh, apabila tugasan baru masuk, keluarkan tugasan yang telah disiapkan. Ada buku baru yang kita ingin baca, keluarkan buku lama dari tempat kerja. Supaya tempat nampak kemas dan tiada barang yang bertimbun.

#5 – Gunakan ruang secara kreatif

Apabila kita berkemas, ruang menjadi luas. Gunakan kreativiti untuk mengisinya seperti meletakkan kata-kata motivasi, menampal gambar inspirasi, sarung fail disusun ikut warna atau kotak bersusun bertingkat di bawah meja.

Bagi yang baru dalam aktiviti berkemas, pasti sedikit liat. Oleh itu saya cadangkan sebelum pulang ke rumah, ambil masa 10 minit untuk kemaskan meja, supaya kita bersedia untuk hari esok dengan hati yang lapang.

Luangkan Masa 5 Minit Untuk Kemas Ruang Pejabat

Kenapa 10 minit? Menurut Lynne Mashhadi penulis Clutter Expert Blog, kita berasa terlalu sibuk, banyak alasan, kurang sabar dan cepat penat apabila memulakan sesuatu yang baru.

Oleh itu, mulakan secara perlahan-lahan dan sedikit-sedikit terlebih dahulu. Selepas ini, kita boleh tambahkan masa setengah jam dan kemudian satu jam untuk berkemas setelah berasa selesa nanti.

Minggu-minggu mendatang pasti kita berasa ceria dan bersemangat untuk mulakan hari kerja. Selamat berkemas.

Kredit gambar: (iampictures, Angela Day, [paul])

Facebook Comments

Tags: , , , , , , , , , , , , , ,

Komen (22)

  1. Dulu meja saya kemas kerana kerja saya banyak menggunakan soft copy tetapi dalam bidang tugas baru ni banyak dokumen dan borang yang kena isi, susun, difailkan. Artikel ni hadir tepat pada masanya, mengingatkan saya agar saya kena mula mengemas hari ni juga. Kalau bertangguh juga, meja dan bilik kerja saya akan jadi stor sampah. TQ

    1. Terima kasih tuan Saharizam, semoga dipermudahkan. Mulakan perlahan-lahan. Jika terdapat barangan yang sama, walapun kita hanya perlukan satu sahaja. Sedekah sahaja pada kawan sepejabat 🙂

  2. meja sy sentiasa kemas tp mslhnya meja teman sepejabat yg agak kucar-kacir….
    kt tlg kemaskan tp owg punya meja xpdai b’terima kasih mlh sebaliknya…..
    tp apabila mencari dokumen kt plak yg jdi mangsa sdgkan dia yg xpdai kemas meja sdiri….
    kadang2 menyampah jg dgn org nie….

    1. Dapat pahala lagi penting daripada ucapan terima kasih :). Sebenarnya kita tidak digalakkan kemaskan meja orang lain tanpa pengetahuan mereka, takut barang yang dicari mereka tiada di tempat asal.

      Yang penting jadikan diri kita contoh terbaik 🙂

  3. salam. boleh en hazlam bagi cadangan bagaimana menyusun cop stamp getah? pejabat saya banyak menggunakan cop getah ni, tapi ruang meja sangatlah sempit utk letak tempat letak cop yg bulat (boleh pusing2 tu). cop pula banyak saiz, dari yg kecil (mcm jari tunjuk tu) hinggalah ke saiz panjang dalam sejengkal. terima kasih..

    1. Pernah tak nampak rak ‘pigeon hole’? Tetapi jenis yang banyak laci kecil-kecil. Gunakan yang itu. Sebab ia tidak makan ruang kerana raknya meninggi. Harap membantu yea CikPuan Wawa.

      1. Terima kasih en hazlam. Akan saya usahakan cari rak tersebut. Setakat ni masuk dalam penutup kotak a4. buat lubang2 guna polistrin.. okla setakat ni… cuma masih makan ruang. huhu…

Pendapat anda?